「ウチの営業は、もっと提案力を高めないとダメだな……」
「営業担当者によって成果に差がありすぎる！」
「もっと効率よくルート営業できないものか……」
経営者や営業マネージャーなら、一度はこんなことを考えたことがあるのではないでしょうか。
そこで、営業研修を実施したり、営業会議を増やしたり、営業担当者にハッパをかけたりしたことが誰しもがあるでしょう。
それでも、なかなか成果が上がらない・・・
そんなとき、ちょっと考えてみてほしいことがあります。
そもそも、営業担当者が使う「営業ツール」はちゃんと整っていますか？
ここでいう営業ツールとは、SFAやCRMなどのITシステムだけではありません。
提案書、見積書、商品説明書、顧客管理表、社内手配書、導入手順書などなど……
これらも、すべて立派な営業ツールです。
例えば、どれだけ優秀な営業担当者でも、商品説明書が分かりにくければ説明に苦労します。
見積書が複雑すぎれば、顧客から質問攻めに遭います。
社内手配書が整っていなければ、せっかく受注しても納品時にトラブルが起きるかもしれません。
これでは、営業担当者が気の毒・・・というか顧客に対して全力で提案する余力が失くなってしまいます。
チープな例ですが料理人に100均の包丁を渡して「早く美味しい料理を作ってくれ！」と言っているようなものです、おそらく・・・。
この記事では、ルート営業に必要な営業ツールを「社内用」と「社外用」の2種類に分類して紹介します。
さらに、営業ツールが整備されていない会社で起こりがちな問題や、整備を進めるための具体的な方法についても解説します。
営業担当者の能力に頼るだけではなく、会社全体の営業力を底上げしたい経営者・営業マネージャーの方は、ぜひ参考にしてください。
ルート営業に必要な営業ツールとは？実は2種類ある
「営業ツール」と聞いて、何を思い浮かべますか？
SFA、CRM、名刺管理システム、営業支援アプリ……。
最近では、営業ツールという言葉がITシステムを指すことも多くなりました。
もちろん、これらは便利です。
ただし、営業ツールはITシステムだけではありません。
ルート営業で使う営業ツールは、大きく分けると次の2種類があります。
| 種類 | 主な目的 | 代表的なツール |
|---|---|---|
| 社内用営業ツール | 営業活動の管理・効率化・業務進行 | 顧客管理表、営業日報、案件管理表、社内手配書、SFA |
| 社外用営業ツール | 顧客への説明・提案・理解促進 | 商品説明書、提案書、見積書、導入事例、導入手順書 |
どちらも営業活動には欠かせないものです。
営業ツールはSFAやCRMだけじゃない！
営業ツールを整備しようとすると、なぜか最初にITシステムの導入を検討する会社があります。
「よし！ウチも営業DXだ！」
「SFAを導入すれば営業が強くなるはず！」
気持ちはよーーーく分かります。
でも、ちょっと待ってください。
顧客に渡す提案書は整っていますか？
見積書は分かりやすいですか？
受注後の社内手配はスムーズですか？
こうした基本的な営業ツールが整っていない状態で、高機能なシステムを導入しても、営業活動のすべてが改善されるわけではありません。
営業ツールの整備は、ITシステムの導入だけで考えてはいけないのです。
社内用営業ツール｜営業活動を管理・効率化するための道具
社内用営業ツールは、営業担当者や営業マネージャーが社内で利用するものです。
例えば、顧客管理表では・・
顧客の住所、担当者名、取引履歴、商談内容などを管理します。
案件管理表なら、現在どの顧客に何を提案しているのか、受注の見込みはあるのか、次に何をすべきなのかを確認できます。
さらに、受注後に利用する社内手配書や発注依頼書も重要な営業ツールです。
つまり、社内用営業ツールの役割は、営業活動をスムーズに進め、情報の抜け漏れや業務のムダを減らすことです。
社外用営業ツール｜顧客に商品の魅力を伝えるための道具
一方、社外用営業ツールは、顧客に正しく情報を提示するためのツールです。
商品カタログ、提案書、見積書、導入事例、納品説明書などが該当します。
役割は、商品やサービスの内容を分かりやすく伝え、顧客が安心して購入や導入を判断できるようにすること。
例えば、同じ商品を販売している営業担当者が2人いたとしましょう。
Aさんは口頭で商品を説明するだけ。
Bさんは分かりやすい商品説明書を使い、具体的な導入事例も紹介する。
どちらが顧客に理解してもらいやすいでしょうか？
もちろん、話し方や顧客との関係性にも左右されますが、一般的にはBさんの方が説明内容を具体的に伝えやすいでしょう。
社外用営業ツールは、営業担当者の説明力や提案力を補ってくれる強力な味方なのです。
どちらか一方だけでは営業はなかなか強くならない
社内用ツールが充実していても、顧客に渡す資料が分かりにくければ商談は進みません。
反対に、素晴らしい提案書があっても、顧客情報が管理されていなければ提案のタイミングを逃してしまいます。
つまり、社内用と社外用は車の両輪のような関係です。
片方だけ立派でも、なかなか前には進めません。
ルート営業の生産性と提案力を高めるためには、両方の営業ツールをバランスよく整備することが大切です。
【社内用】ルート営業で必要な営業ツール一覧
まずは、社内用営業ツールから見ていきましょう。
社内用営業ツールの役割は、営業担当者が効率よく働ける環境をつくり、会社として営業活動を管理できるようにすることです。
特にルート営業は、既存顧客との長期的な関係が重要です。
「あのお客様、前回は何を相談していたっけ？」
「先月の見積もり、どうなった？」
「担当者が変わったけど、過去の経緯が全然分からない！」
こんな状態を防ぐためにも、社内用営業ツールは欠かせません。
① 顧客管理ツール｜顧客情報を会社の財産にする
顧客管理ツールは、ルート営業の基本中の基本です。
会社名や住所、担当者の連絡先はもちろん、取引履歴、商談内容、顧客の要望などを管理します。
ここで重要なのが、単なる住所録にしないことです。
顧客の情報には、これからの営業活動に役立つヒントがたくさん隠れています。
例えば、「来年、新しい工場を建設する予定」という情報があれば、設備関連の商品を提案するチャンスかもしれません。
しかし、その情報が営業担当者の頭の中にしかなかったとしたら！？
担当者が忘れた瞬間に、そのチャンスも消えてしまいます。
いわゆる機会損失が生まれてしまいます。
ここまで極端な機会損失でなくてもチリツモが強い営業チームとの違いになっていきます。
顧客情報は営業担当者個人の記憶ではなく、会社全体で活用できる財産として管理しましょう。
② 営業日報・訪問報告書｜営業活動を見える化する
営業日報や訪問報告書は、営業担当者がどの顧客を訪問し、どのような話をしたのかを記録するツールです。
ただし、報告書の運用では注意したいことがあります。
それは、日報を書くこと自体が目的になってしまうことです。
「今日はA社を訪問しました。担当者と情報交換をしました。引き続きフォローします」
……以上！
これでは、何が分かったのか、次に何をするのか、さっぱり分かりません。
せっかく記録するのであれば、顧客から得た情報、確認できた課題、次回のアクションなどを残しましょう。
営業日報は作文でも日記でもありません。
営業活動を前に進めるための情報共有ツールです。
③ 商談・案件管理表｜提案から受注までの進捗を把握する
案件管理表は、進行中の商談を管理するためのツールです。
顧客名、提案商品、見積金額、受注予定日、商談状況などを管理します。
ルート営業では、既存顧客との取引があるため、案件管理が曖昧になりがちです。
「A社とは長い付き合いだから大丈夫」
「B社の担当者とは仲がいいし、たぶん注文してくれるよ」
この「たぶん」が危ないのです。
案件管理表を使えば、どの商談がどこまで進んでいるのかを確認できます。
営業マネージャーにとっても、具体的なアドバイスをするための重要な情報源になります。
④ 訪問計画表・スケジュール管理｜効率的なルート訪問を実現する
ルート営業では、複数の顧客を定期的に訪問します。
そのため、訪問計画の立て方が営業効率に大きく影響します。
例えば、午前中に東京の東側へ行き、午後は西側へ移動し、夕方にまた東側へ戻る。
そんな訪問計画では、営業しているのかドライブしているのか分かりません。
訪問計画表を使えば、訪問先や訪問頻度、移動ルートを整理できます。
さらに、訪問目的も明確にしておけば、単なる御用聞き営業から脱却するきっかけになります。
⑤ 顧客ランク管理表｜訪問すべき顧客を見極める
すべての顧客を同じ頻度で訪問する必要はありません。
売上規模が大きい顧客
今後の取引拡大が期待できる顧客
取引が減少している顧客
それぞれに適した営業活動が必要です。
顧客ランク管理表では、売上や利益、将来性などの基準で顧客を分類します。
例えば、重要顧客には定期訪問を増やし、取引規模が小さく当面の課題が少ない顧客には電話やメールも活用する。
こうした判断ができれば、営業担当者の時間を有効に使えます。
ただし、売上が少ない顧客を機械的に切り捨てるのは禁物です。
将来的に大きく成長する顧客かもしれません。
ポテンシャルを見抜くことも大事な営業活動なのです。
⑥ 売上・予実管理表｜目標と実績の差を把握する
売上目標に対して、現在どれくらいの実績があるのか・・・
この数字を管理するのが売上・予実管理表です。
大切なのは、結果だけを確認して終わらないことです。
「今月は目標まであと300万円だ！頑張れ！」
……いや、頑張れと言われたとて。。
営業マネージャーが確認すべきなのは、目標との差額だけではありません。
どの顧客の売上が減少しているのか、どの商品の販売が伸びているのか、どの案件が受注に近いのか。
こうした情報と組み合わせることで、具体的な営業対策を考えられるようになります。
⑦ 社内手配書・発注依頼書｜受注後の業務をスムーズに進める
営業は受注して終わりではありません。
受注後には、商品手配、納品、設置、請求など、さまざまな業務が発生します。
ここで必要になるのが、社内手配書や発注依頼書です。
特に、受注内容に個別の条件がある場合、伝達ミスは大きなトラブルにつながります。
「えっ？設置作業も必要だったの？」
「納品日は来週じゃなかったの？」
こんなやり取りが発生すると、社内も顧客も大混乱し、大きなロスが生じます。
受注内容や納期、特別な要望、担当部署などを明確に記載できるフォーマットを整備しましょう。
⑧ 引き継ぎシート｜担当者が変わっても顧客との関係を守る
ルート営業で意外と重要なのが、引き継ぎシートです。
顧客との付き合いが長くなるほど、営業担当者しか知らない情報が増えていきます。
「この会社は発注前に部長の承認が必要」
「この担当者は納期にかなり厳しい」
「過去に品質トラブルがあったので、説明は慎重に」
こうした情報が引き継がれなければ、新しい担当者が同じ失敗を繰り返してしまいます。
担当変更のたびに顧客との関係がリセットされる会社は、引き継ぎツールを見直してみましょう。
⑨ SFA・CRM｜営業情報をまとめて管理する
顧客管理、営業日報、案件管理、訪問スケジュール・・・などなど
これらをバラバラのExcelで管理していると、情報の確認や集計に時間がかかることがあります。
そこで活用できるのがSFAやCRMです。
SFAは営業活動や商談の管理を支援するシステム、CRMは顧客との関係や顧客情報を管理・活用するためのシステムです。実際には両方の機能を持つ製品もあります。
ただし、SFAを導入すれば自動的に営業力が高まるわけではありません。
重要なのは、何の情報を管理し、それをどう営業活動に活かすのかが社内で定義されていることです。
目的が曖昧なまま導入すると、単に営業担当者の入力作業が増えるだけになってしまいます。
【社外用】ルート営業で必要な営業ツール一覧
ここからは、社外用営業ツールを紹介します。
社外用営業ツールは、顧客に商品やサービスの魅力を伝え、安心して取引してもらうための道具です。
ルート営業では、顧客との関係ができているため、ついつい口頭説明だけで商談を進めてしまうことがあります。
「いつもの商品です」
「前回と同じ条件です」
「今回の新商品、結構いいですよ！」
……これだけで売れるなら苦労しません。何ならECサイトで十分で、営業パーソン（人）の価値はありません。
特に、新商品の提案や取引拡大を狙う場面では、分かりやすい営業資料が重要になります。
① 会社案内｜まずは自社を知ってもらう
会社案内は、自社の特徴や強みを伝える基本的な営業ツールです。
既存顧客だから不要だと思っていませんか？
実は、長年取引している顧客でも、自社の事業内容をすべて理解しているとは限りません。
例えば、ある商品だけを取引している顧客に、別の事業やサービスを知ってもらうきっかけになることもあります。
会社案内には、事業内容だけでなく、自社の強みや対応できる課題なども掲載するとよいでしょう。
② 商品カタログ・商品説明書｜商品の特徴を分かりやすく伝える
商品説明書は、営業担当者にとって基本的な武器です。
ただし、商品スペックを並べただけの資料では不十分です。
顧客が知りたいのは、商品の性能だけではありません。
「それを使うと、自分たちにどんなメリットがあるの？」
ここが重要なのです。
例えば、業務用機器を販売する場合、
「処理能力が毎分120件です」
と説明するだけでなく、
「現在の設備と比較して作業時間を短縮できる可能性があります」
と伝えた方が、顧客は導入後のイメージを持ちやすくなります。
専門用語やスペックだけでなく、利用場面や導入メリットを分かりやすくまとめましょう。
③ 提案書テンプレート｜顧客ごとの課題に合わせて提案する
ルート営業で特に重要なのが提案書です。
提案書は、商品を紹介するためだけの資料ではありません。
顧客の課題を整理し、その課題をどのように解決できるのかを伝える資料です。
例えば、顧客が「作業時間を減らしたい」と考えている場合、
単に商品の機能を紹介するのではなく、現状の課題、解決方法、期待できる効果を整理して提示します。
とはいえ、すべての提案書をゼロから作るのは大変です。
そこで役立つのが提案書テンプレートです。
会社紹介、課題整理、提案内容、導入効果、費用などの基本構成を統一しておけば、営業担当者は顧客ごとの内容を考えることに集中できます。
ただし、テンプレートの使い回しには注意しましょう。
顧客名だけを変更した提案書では、相手に響かないこともあります。
テンプレートは手抜きの道具ではなく、提案の品質を高めるための道具です。
④ 見積書テンプレート｜価格だけでなく価値も伝える
見積書は単なる金額の一覧表ではありません。
顧客が購入を判断するための重要な資料です。
例えば、商品名と金額しか書かれていない見積書があったとしましょう。
これでは、何が含まれているのか、どのようなサービスが受けられるのか分かりません。
特に、複数の商品やサービスを組み合わせる場合は注意が必要です。
商品内容、数量、単価、作業費、納期、保証条件などを分かりやすく記載しましょう。
必要に応じて、複数プランを比較できる形式にするのも効果的です。
良い見積書は、顧客が社内で購入を説明する際にも役立ちます。
顧客側の担当者が上司へ見積書を提出したとき、「で、これは何の費用？」と質問攻めに遭わないようにしてあげたいものです。
⑤ 導入事例・活用事例｜他社の成功体験で安心感を与える
新しい商品やサービスを購入するとき、顧客は少なからず不安を感じます。
「本当に効果があるの？」
「ウチの会社でも使えるの？」
そんな疑問を解消するために役立つのが導入事例です。
同じ業界や似た課題を持つ会社の事例があれば、顧客も導入後のイメージを持ちやすくなります。
導入事例には、導入前の課題、導入した理由、活用方法、導入後の変化などをまとめましょう。
なお（当たり前のことではありますが）具体的な企業名や数値を掲載する場合は、顧客の許可を得ることも忘れずにやっておきましょう。
⑥ 商品比較表｜他社製品や複数プランとの違いを明確にする
顧客が商品を比較検討している場合、商品比較表が役立ちます。
機能、価格、対応範囲、保証内容などを一覧で確認できるようにすることで、違いを理解してもらいやすくなります。
ここで大切なのは、自社に都合のよい比較ばかりをしないことです。
競合製品にも優れた点があるなら、客観的に記載しましょう。
誇張した比較表は、かえって顧客の信頼を失う原因になります。
⑦ 導入手順書・納品説明書｜購入後の不安をなくす
意外と軽視されがちなのが、導入手順書や納品説明書です。
顧客にとって、商品やサービスは購入して終わりではありません。
実際に使い始めるまでの流れも重要です。
「注文したら、いつ届くの？」
「設置は誰がやるの？」
「導入前に準備することはある？」
こうした疑問を事前に解消しておくと、顧客は安心して購入を判断しやすくなります。
受注後のトラブルを防ぐ意味でも、導入から利用開始までの手順を分かりやすくまとめておきましょう。
⑧ FAQ・よくある質問集｜顧客の疑問を先回りして解消する
営業担当者が顧客から何度も同じ質問を受けているなら、それはFAQを整備するチャンスです。
「保証期間は？」
「納期は？」
「途中で仕様変更できる？」
よくある質問と回答をまとめておけば、営業担当者の説明負担を減らせます。
顧客にとっても、知りたい情報をすぐに確認できるメリットがあります。
FAQは、営業活動を重ねる中で内容を追加・改善していくとよいでしょう。
⑨ 活用ガイド・運用マニュアル｜導入後の満足度を高める
ルート営業では、商品を販売した後のフォローも重要です。
特に、継続的に利用する商品やサービスでは、顧客が十分に使いこなせているかどうかが、その後の取引に影響します。
そこで役立つのが活用ガイドや運用マニュアルです。
基本操作だけでなく、便利な使い方、よくある失敗、トラブル時の対応などもまとめておきましょう。
営業担当者が毎回同じ説明をする必要も減らせます。
社内用と社外用の営業ツール、役割はどう違う？
ここまで紹介したように、社内用と社外用では役割が異なります。
社内用は、営業活動を管理・効率化するためのもの。
社外用は、顧客への説明や提案を支援するためのもの。
ただし、この2つは独立しているわけではありません。
社内用は「営業活動を止めない・漏らさない」ためのツール
顧客管理表や案件管理表が整っていれば、誰がどの顧客に何を提案しているのかを把握できます。
また、社内手配書があれば、受注後の業務もスムーズに進めやすくなります。
つまり、社内用営業ツールは営業活動の土台です。
社外用は「顧客が理解し、判断しやすくする」ためのツール
どれほど魅力的な商品でも、顧客に価値が伝わらなければ購入にはつながりません。
提案書や見積書、導入事例などを活用することで、顧客が判断するための材料を提供できます。
社外用営業ツールは、顧客との商談を前に進めるための道具なのです。
両方がつながってこそ営業の生産性が上がる
例えば、社内の顧客管理ツールに「設備更新を検討中」という情報が記録されていたとします。
その情報をもとに、営業担当者が商品比較表や提案書を準備する。
提案後は案件管理表に進捗を記録し、受注後は社内手配書で納品準備を進める。
このように、社内用と社外用のツールが連携することで、営業活動をスムーズに進められます。
社内用営業ツールが整っていない会社で起こる問題
社内用営業ツールが整備されていないと、さまざまな問題が発生します。
しかも、こうした問題は日常業務に溶け込んでいるため、意外と気づきにくいものです。
顧客情報が営業担当者の頭の中にしかない
「あの件は田中さんに聞かないと分からない」
「田中さん、今日は休みです」
「じゃあ明日まで分からないの？」
これでは困ります。
顧客情報を個人だけが持っている状態では、会社として安定した営業活動を続けることが難しくなります。
営業会議が「今月どうなの？」という確認作業になる
営業会議で、毎回同じ質問をしていませんか？
「A社はどうなった？」
「B社の見積もりは？」
「今月の売上は大丈夫？」
もちろん、状況確認も必要です。
しかし、情報を管理できていれば、会議前に把握できることも多いはず。
営業会議は、単なる報告ではなく、次の打ち手を考える場にしたいものです。
見積・発注・納品などの社内業務でミスが増える
営業活動は、受注して終わりではありません。
受注内容が社内に正しく伝わらなければ、納期遅延や手配ミスにつながります。
特に、電話や口頭だけで受注内容を伝える運用には注意が必要です。
「あれ、聞いてないですけど……」
という言葉が頻繁に飛び交っている会社は、社内手配の仕組みを見直しましょう。
担当者が退職すると顧客との関係まで失われる
顧客情報が担当者個人に集中していると、退職や異動の際に大きな問題が発生します。
新しい担当者が、顧客との関係をゼロから構築し直さなければならないケースもあります。
長年積み重ねてきた顧客との関係を守るためにも、情報共有の仕組みは必要です。
社外用営業ツールが整っていない会社で起こる問題
社外用営業ツールの不足も、営業成果に影響します。
特に問題なのは、営業担当者の個人能力に依存しやすくなることです。
商品説明が営業担当者のトークスキル任せになる
同じ商品を販売しているのに、営業担当者によって説明内容がバラバラ・・・
ベテランは商品の魅力を分かりやすく伝えられるけれど、新人はスペックを読み上げるだけ・・・
これでは、営業担当者の経験によって提案品質に大きな差が生まれます。
基本的な商品説明書があれば、誰でも一定水準の説明をしやすくなります。
提案書がなく「カタログを渡すだけ」の営業になる
「新商品が出ましたので、カタログをお持ちしました！」
もちろん、これも立派な営業活動です。
ただし、カタログを渡すだけでは、顧客が購入を検討する理由が弱い場合があります。
「この商品が御社のどんな課題を解決するのか」
そこまで伝えるためには、提案書が役立ちます。
見積書が分かりにくく、価格だけで比較されてしまう
見積書に商品名と価格しか書かれていなければ、顧客は価格だけで比較するしかありません。
一方、サービス内容や導入後のサポート、保証条件などが明確であれば、価格以外の価値も判断できます。
価格競争から抜け出したい会社ほど、見積書の分かりやすさを見直してみましょう。
導入後の説明不足がクレームや問い合わせにつながる
「そんな説明は聞いていない！」
顧客からこの言葉が出てくると、なかなか大変です。
もちろん、すべてのトラブルを資料だけで防げるわけではありません。
しかし、導入手順や納品条件を事前に説明できるツールがあれば、認識違いを減らすことができます。
特に重要！ルート営業の提案力を高める4つの社外用ツール
社外用営業ツールの中でも、まず整備をおすすめしたいものが4つあります。
商品説明書、提案書、見積書、導入手順書です。
この4つは、顧客が商品を理解し、検討し、購入し、利用を開始するまでの流れを支援してくれます。
商品説明書｜専門知識がなくても分かる資料にする
商品説明書を作る際は、専門知識がない人でも理解できることを意識しましょう。
専門用語を並べるだけでは、顧客に魅力が伝わらないことがあります。
商品の特徴、利用シーン、導入メリットを整理し、図や写真も活用するとよいでしょう。
提案書｜商品の説明ではなく顧客のメリットを伝える
提案書では、商品の特徴を説明するだけで終わらないことが大切です。
まず、顧客が抱えている課題を整理します。
そのうえで、商品やサービスによってどのような改善が期待できるのかを提示しましょう。
提案書は「ウチの商品、すごいでしょ！」と自慢する資料ではありません。
「御社にとって、こんなメリットがありますよ」と伝える資料です。
見積書｜価格の根拠と選択肢を分かりやすくする
見積書では、顧客が内容を理解しやすいように工夫しましょう。
商品名、数量、単価、作業費、保証内容などを明確に記載します。
また、必要に応じて複数のプランを提示すると、顧客が予算や要望に合わせて選択しやすくなります。
ただし、選択肢を増やしすぎると、かえって迷わせてしまうこともあります。
導入手順書｜契約後の流れを見せて顧客の不安を減らす
顧客が購入をためらう理由は、価格だけではありません。
「導入が大変そう」
「使い始めるまでに何をすればいいの？」
こうした不安が障壁になることもあります。
導入手順書を使って、契約後の流れ、必要な準備、スケジュールなどを説明すれば、安心感につながります。
営業ツールは「作っただけ」で満足してはいけない
ここまで営業ツールの重要性を紹介してきましたが、ひとつ注意があります。
それは、営業ツールは作れば終わりではないということです。
むしろ、作ってからが本番です。
せっかく作った提案書が誰にも使われていない問題
会社で時間をかけて提案書テンプレートを作った。
デザインもきれい。
内容もしっかりしている。
ところが、誰も使っていない。
そんなこと、ありませんか！？
営業担当者にとって使いにくい資料では、どれだけ見栄えがよくても活用されません。
作成する際は、実際に使う営業担当者の意見も取り入れましょう。
営業担当者ごとに資料を作り直すのは時間のムダ
商品説明書や提案書を、営業担当者が毎回ゼロから作っている会社もあります。
これでは時間がかかるうえ、資料の品質にもバラつきが生まれます。
共通のテンプレートを用意すれば、営業担当者は顧客ごとの提案内容を考えることに時間を使えます。
営業ツールはテンプレート化・共通化してこそ意味がある
営業ツールを共通化することで、説明内容や業務手順の標準化を進められます。
ただし、すべてを画一的にする必要はありません。
特に提案書は、顧客ごとの課題に合わせた内容が重要です。
基本部分は共通化し、顧客ごとに必要な部分をカスタマイズする。
このバランスが大切です。
顧客の反応をもとに営業ツールを改善し続ける
営業ツールは、一度作ったら永久に使えるものではありません。
商品内容が変われば、説明書も更新が必要です。
顧客から同じ質問が増えれば、FAQを見直す必要があります。
営業担当者や顧客の反応をもとに、定期的に改善しましょう。
ルート営業の営業ツールを整備する5つのステップ
それでは、実際に営業ツールを整備するには、どこから始めればよいのでしょうか。
オススメは次の5ステップです。
STEP1｜現在使っている社内用・社外用ツールを洗い出す
まずは、社内で利用している営業ツールをすべて洗い出しましょう。
Excel、Word、紙の書類、クラウドサービスなど、形式は問いません。
重要なのは、会社としてどんなツールが存在しているのかを把握することです。
STEP2｜営業担当者が困っている場面を特定する
次に、営業担当者が日常業務で困っていることを確認します。
「顧客情報を探すのに時間がかかる」
「提案書を毎回作り直している」
「受注後の社内手配が面倒」
こうした声が、改善すべき営業ツールを見つけるヒントになります。
STEP3｜優先順位を決めて必要なツールから整備する
すべての営業ツールを一度に整備する必要はありません。
まずは、営業活動への影響が大きいものから着手しましょう。
例えば、顧客情報の共有ができていないなら顧客管理表。
提案品質にバラつきがあるなら提案書テンプレート。
受注後のミスが多いなら社内手配書。
自社の課題に合わせて優先順位を決めることが大切です。
STEP4｜フォーマットを統一して誰でも使えるようにする
営業ツールは、誰でも簡単に使えることが重要です。
入力項目が多すぎたり、操作が複雑だったりすると、現場で使われなくなる可能性があります。
必要な情報を整理し、できるだけシンプルなフォーマットを目指しましょう。
STEP5｜営業会議や顧客の反応をもとに改善する
最後に、整備した営業ツールが実際に使われているかを確認します。
営業会議で活用できているか。
営業担当者の負担は減ったか。
顧客への説明は分かりやすくなったか。
こうした点を確認しながら、継続的に改善していきましょう。
営業ツールはExcelで十分？それともSFAが必要？
社内用営業ツールを整備する際、よく話題になるのがExcelとSFAの使い分けです。
「Excelで十分じゃない？」
「いや、そろそろSFAを入れた方がいいのでは？」
どちらの意見にも一理あります。
重要なのは、自社の営業規模や管理したい情報に合った方法を選ぶことです。
まずはExcelやWordで整備しても問題ない
営業担当者が少人数で、管理する顧客数も多くない場合、ExcelやWordでも十分に対応できることがあります。
例えば、顧客管理表や案件管理表はExcelで作成できます。
提案書や見積書のテンプレートも、WordやExcel、PowerPointなどで整備可能です。
最初から高額なシステムを導入する必要はありません。
営業人数や顧客数が増えると管理が難しくなる
一方、営業担当者や顧客数が増えると、Excelでの管理が難しくなることがあります。
ファイルが複数に分かれたり、情報の更新が漏れたり、最新データが分からなくなったり。
「最新版.xlsx」
「最新版_修正.xlsx」
「最新版_修正_最終.xlsx」
「最新版_修正_最終_本当に最終.xlsx」
……冗談ではなく、実際にこういった管理を見ました（汗）
当時はもう、どれが最新なのか分かりませんでした（笑）
こうした状況が増えてきたら、管理方法を見直すタイミングかもしれません。
SFAは社内用営業ツールを一元管理する選択肢
SFAを活用すれば、顧客情報、営業活動、商談状況などを一元管理しやすくなります。
営業マネージャーも、担当者ごとの活動状況や案件の進捗を確認しやすくなります。
ただし、システム導入には費用や運用負担が伴います。
自社に必要な機能を見極め、現場で使い続けられるシステムを選ぶことが重要です。
社外用ツールの整備はSFA導入とは別に考える
ここは特に重要でしょう。
SFAを導入したからといって、分かりやすい商品説明書や提案書が自動的に完成するわけではありません。
社内用の情報管理と、社外用の営業資料整備は、それぞれ考える必要があります。
もちろん、SFAで管理している顧客情報を提案書作成に活用するなど、両者を連携させることは可能です。
しかし、顧客に伝える内容そのものを磨くことも忘れてはいけません。
まとめ｜社内用・社外用の営業ツールを整えてルート営業を強くしよう
ルート営業の成果を高めるためには、営業担当者のスキルアップだけでなく、営業ツールの整備も重要です。
今回紹介したように、営業ツールには大きく分けて2種類あります。
社内用営業ツールは、顧客情報や案件状況を管理し、営業活動を効率化するためのもの。
社外用営業ツールは、商品やサービスの魅力を伝え、顧客の理解や購入判断を支援するためのものです。
どちらか一方だけでは、営業活動の改善には限界があります。
例えば、顧客情報をどれだけ丁寧に管理していても、提案書が分かりにくければ顧客には価値が伝わりません。
逆に、素晴らしい提案書があっても、商談の進捗管理ができていなければ、提案のタイミングを逃してしまいます。
だからこそ、社内用と社外用の営業ツールをバランスよく整備することが大切なのです。
そして、もうひとつ忘れてはいけないことがあります。
それは、営業ツールの整備は、単なる業務効率化ではないということです。
営業担当者個人の能力に頼りすぎず、会社全体の営業力を底上げするための取り組みでもあります。
優秀な営業担当者だけが成果を上げる会社ではなく、誰もが一定水準の営業活動を行える会社を目指すならば
営業研修や営業会議を増やす前に、まず営業ツールを見直してみるのもよいでしょう。
「ウチの営業は提案力が弱いんだよなぁ……」
そう感じたときこそ、営業担当者を叱る前に、ちょっとだけ確認してみてください。
「そもそも、提案しやすい資料を会社として用意しているだろうか？」
もしかしたら、営業担当者の能力ではなく、会社の営業ツールに改善の余地があるのかもしれません。
営業力を高めたいなら、営業担当者だけに頑張ってもらうのではなく、会社として営業しやすい環境をつくる。
そこから始めてみてはいかがでしょうか！？
ルート営業の営業ツールに関するよくある質問（FAQ）
ルート営業に必要な営業ツールには何がありますか？
ルート営業に必要な営業ツールは、大きく「社内用」と「社外用」の2種類に分けられます。社内用には顧客管理表、営業日報、案件管理表、社内手配書、SFA・CRMなどがあります。社外用には商品説明書、提案書、見積書、導入事例、導入手順書などがあります。両方をバランスよく整備することが重要です。
社内用と社外用の営業ツールは何が違いますか？
社内用営業ツールは、営業活動の管理や情報共有、業務効率化を目的とするものです。一方、社外用営業ツールは、顧客に商品やサービスの魅力を伝え、購入や導入の判断を支援するためのものです。簡単に言えば、社内用は「営業しやすくする道具」、社外用は「顧客に伝わりやすくする道具」です。
ルート営業で優先的に整備すべき営業ツールは何ですか？
まずは顧客管理表、案件管理表、商品説明書、提案書テンプレート、見積書テンプレートの5つを優先的に検討するとよいでしょう。ただし、受注後の手配ミスが多い場合は社内手配書を優先するなど、自社の課題に合わせて整備する順番を決めることが大切です。
営業提案書と商品説明書の違いは何ですか？
商品説明書は、商品の機能や特徴、仕様などを説明する資料です。一方、営業提案書は、顧客が抱える課題に対して、商品やサービスがどのように役立つのかを説明する資料です。商品説明書が「この商品は何ができるのか」を伝えるものなら、提案書は「なぜ御社に必要なのか」を伝えるものです。
見積書を分かりやすくするにはどうすればよいですか？
商品名、数量、単価、作業費、納期、保証条件などを明確に記載しましょう。複数の商品やサービスを組み合わせる場合は、費用の内訳や提供範囲を整理することが重要です。必要に応じて複数プランの比較表を用意すると、顧客が予算や要望に合わせて判断しやすくなります。
ルート営業の営業ツールはExcelで管理できますか？
はい。営業担当者や顧客数が比較的少ない会社であれば、Excelでも顧客管理や案件管理、売上管理などを行えます。ただし、管理する情報が増えると、ファイルの分散や更新漏れなどの問題が起こりやすくなります。複数の営業担当者で情報共有する必要がある場合は、SFA・CRMの導入も選択肢になります。
営業ツールを社内で統一するメリットは何ですか？
営業ツールを社内で統一することで、営業活動の標準化、業務効率化、情報共有の促進などが期待できます。例えば、提案書テンプレートを統一すれば、営業担当者ごとの説明内容や資料品質のバラつきを抑えられます。また、担当者の異動や退職があっても、顧客との関係を引き継ぎやすくなります。
営業ツールを整備すれば営業成績は向上しますか？
営業ツールを整備するだけで、必ず営業成績が向上するわけではありません。しかし、顧客情報の共有や提案資料の標準化が進めば、営業担当者の業務負担を減らし、商談の質を高められる可能性があります。重要なのは、営業ツールを作って終わりにせず、実際の営業活動で活用しながら改善し続けることです。
